Выдача сертификата или отказ в выдаче сертификата
По завершении аудита и подтверждения устранения всех критических несоответствий с текущего аудита или решения руководителя команды, отраженного в отчетной документации о невозможности выдачи сертификата при сертификационном/повторном аудите или продления действия сертификата в случае наблюдательного аудита, отчетная документация по аудиту представляется руководителем команды по аудиту в Орган по сертификации и направляется на проверку уполномоченным лицам.
Лица, привлекаемые к проверке отчетной документации, не должны принимать участия в данном аудите.
В случае принятия решения о выдаче, сокращении или расширении области действия сертификата соответствия заказчику выдается сертификат соответствия установленной формы.
В случае применения схемы мультисайт сертификации к сертификату соответствия выдается приложение установленной формы.
По итогам аудита интегрированной системы менеджмента заказчику выдается единый сертификат, охватывающий все стандарты, по которым проводился аудита. По желанию заказчика могут быть выданы отдельные сертификаты по каждому из стандартов, упомянутых в тексте единого сертификата на интегрированную систему менеджмента. В этом случае на таких сертификатах проставляется номер только того стандарта, который упоминается на сертификате.
На выданных оригиналах сертификатов соответствия и приложения к ним размещаются голограммы.
Для локаций, указанных в приложении к сертификату соответствия и реализующих область применения, по желанию заказчика могут быть оформлены подсертификаты, номер которого состоит из номера основного сертификата с добавлением порядкового номера локации через наклонную черту (/1, /2 и т.д.). На тексте подсертификата присутствует фраза «Данный сертификат действителен только вместе с основным сертификатом».
При первичной сертификации период действия сертификата начинается с даты принятия решения о сертификации и заканчивается через 3 года минус 1 день.
При ресертификации:
- если решение о сертификации было принято не ранее 3-х месяцев до истечения срока действия сертификата, то новый трехлетний период действия сертификата добавляется к сроку окончания действия предыдущего сертификата, а именно: датой начала действия нового сертификата будет дата окончания предыдущего сертификата плюс 1 день, датой окончания - дата истечения срока действия предыдущего сертификата плюс 3 года;
- если решение о сертификации принимается ранее 3-х месяцев до момента истечении сертификата, то новый трехлетний период действия сертификата начинается с даты принятия решения о сертификации и заканчивается через 3 года минус 1 день;
- если решение о сертификации принимается после окончания срока действия сертификата (только в случае, если не нарушены сроки верификации коррекции и корректирующих действий для критических несоответствий), но не позже 6 месяцев, то срок действия нового сертификата начинается с даты принятия решения, а заканчивается датой истечения срока действия предыдущего сертификата плюс 3 года. В период между сроком окончания действия предыдущего сертификата и принятием решения о ресертификации система менеджмента организации считается несертифицированной.
Сертифицированным заказчикам предоставляется право использовать в рекламных целях сертификационный знак Органа по сертификации установленной формы.
Информация о выданных сертификатах под аккредитацией NABCB (с логотипом IAF MLA) заносится в международную базу аккредитованных сертификатов IAF CertCearch.
Расширение области применения
Если в соответствии с заявкой сертифицированной организации требуется расширить уже сертифицированную область, это делается в рамках расширительного аудита. Расширительный аудит может быть проведен как вместе с наблюдательным аудитом или ресертификационным аудитом, так и отдельно от них в специально для него назначенные сроки.
Расширение области сертификации может включать в себя:
- расширение критериев для сертификации (сертификация еще по одному или нескольким стандартам);
- расширение области применения уже сертифицированной системы/систем менеджмента;
- существенные изменения в системе менеджмента, в том числе включение ранее неприменимых требований, например, деятельности по проектированию и разработке;
- включение новых локаций.
При положительных результатах расширительного аудита оформляется новый сертификат с указанием в нем расширенной области применения и с сохранением срока действия предыдущего сертификата.
При отрицательных итогах сертификации расширяемой области Орган по сертификации вправе сохранить в силе действующий сертификат.
Сокращение области сертификации
Если сертифицированный заказчик постоянно или серьезно нарушает требования к сертификации в каких-то частях области сертификации, Орган по сертификации принимает решение о сокращении областей сертификации заказчика, исключив из нее те части, которые не соответствуют требованиям.
При сокращении области применения сертификат переоформляется с указанием суженной области применения, при этом срок окончания действия сертификата не меняется.
Сертификация по дополнительному стандарту(ам)
При положительных итогах расширительного аудита оформляется новый сертификат с указанием в нем дополнительного стандарта и с сохранением области применения системы менеджмента и срока действия предыдущего сертификата.
Приостановка действия сертификата, отмена действия (аннулирование) сертификата
Орган по сертификации приостанавливает действие сертификата, если:
- сертифицированная система менеджмента клиента постоянно или серьезно нарушает требования к сертификации, включая требования к результативности системы менеджмента (выявляется, например, в ходе анализа жалобы на сертифицированного заказчика);
- заказчик не проинформировал или проинформировал с опозданием орган по сертификации об изменениях, являющихся существенными для сертификации;
- при нарушении согласованных сроков представления заказчиком мероприятий по коррекции и корректирующим действиям для критических несоответствий или при окончательной отрицательной оценке приемлемости этих мероприятий для всех видов несоответствий;
- наблюдательные аудиты не были проведены по причинам, зависящим от заказчика, в следующие сроки:
- для 1-го наблюдательного аудита, следующего за первичной сертификацией: в течение 12 месяцев с даты принятия решения о сертификации;
- для 1-го наблюдательного аудита, не следующего за первичной сертификацией: в течение 15 месяцев с даты принятия решения о сертификации;
- для 2-го наблюдательного аудита: в течение 27 месяцев с даты принятия решения о сертификации;
- для всех наблюдательных аудитов: как минимум один раз в календарном году за исключением года ресертификации;
- оплата не поступила в течение срока, установленного договором на сертификацию;
- пользование сертификатом или продление срока действия сертификата запрещено, например, в административном порядке или по решению органа по аккредитации;
- заказчик захотел добровольно приостановить действие сертификата.
Во время приостановки действия сертификата система менеджмента заказчика временно считается несертифицированной. Приостановка действия сертификата не может превышать 6 месяцев.
Орган по сертификации восстанавливает действие сертификата, если те проблемы, которые привели к приостановке действия сертификата, успешно устранены.
Неспособность устранить проблемы, явившиеся причиной приостановки действия сертификата, в течение 6 месяцев ведет к отмене действия сертификата или сокращению области применения, указанной в сертификате.
Орган по сертификации отменяет действие сертификата, если проблемы, явившиеся причиной приостановки действия сертификата, не устранены, а также если:
- результаты наблюдательного аудита являются отрицательными и команда по аудиту рекомендует не продлевать действие сертификата;
- судом принято решение о признании заказчика банкротом;
- заказчик захотел добровольно отменить действие сертификата.
Учет изменений в реквизитах сертифицированной организации
Изменение географического местоположения организации
Изменение географического местоположения организации и ее отделенных локаций является существенным изменением, о котором заказчик обязан проинформировать Орган по сертификации с указанием степени влияния этих изменений на функционирование и результативность системы менеджмента.
В случае изменения географического местоположения (по возможности на следующем наблюдательном или ресертификационном аудите, чтобы снизить дополнительные затраты, но при наличии соответствующих предпосылок это может быть и внеплановый аудит) при проведении аудита на месте следует проверить и документировать, результативно ли функционирует система менеджмента на новом месте. При этом, кроме прочего, команда по аудиту должна уделить особое внимание анализу следующего:
- поддержание адекватности документирования системы менеджмента;
- состояние инфраструктуры и производственной среды на новом месте;
- условия местоположения;
- другие положения стандарта, которые могли быть затронуты изменением географического местоположения.
Изменение географического местоположения организации требует переоформление сертификата.
Изменение названия, организационно-правовой формы или места нахождения заказчика
Изменение названия и/или организационно-правовой формы (или её отделенных локаций) и/или места нахождения сертифицированной организации является существенным изменением, о котором заказчик обязан проинформировать Орган по сертификации с указанием степени влияния этих изменений на функционирование и результативность системы менеджмента.
Необходимости в проведении аудита с краткосрочным предварительным уведомлением на месте нет, если сертифицированная организация официально заявила о том, что эти изменения не повлияли на функционирование и результативность системы менеджмента.
Если изменение наименования и/или организационно-правовой формы и/или места нахождения юридического лица прослеживается через записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридических лиц, это не требует обязательного переоформления сертификата. Переоформление сертификата осуществляется по требованию заказчика.
Сертификаты, ставшие недействительными в связи с изменениями, должны быть возвращены заказчиком в Орган по сертификации.