Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2022, № 11

Ситуация, прямо скажем, необычная и, в каком-то смысле, даже экзотическая, ибо за свою многолетнюю практику эксперт с таким вариантом обоснования исключения из СМК каких-то требований ISO 9001:2015 [1] ни разу не встречался. При этом, как оказалось, существует как минимум два подхода, которые приводят к разным ответам на заданный вопрос.

Подход первый

Он основан на объективном наличии существенного различия в СУТИ того, ЧТО анализируется и требует своего подтверждения в ходе аудита соответствия требованиям п. 8.3 ISO 9001:2015, включая п. 8.3.4, и требований п. 8, включая п. 8.6. А именно.

Для подтверждения выполнения требований первой группы (п. 8.3) аудиторы попросят организацию на примере каких-то закончившихся разрабатываться или разрабатываемых во время проведения аудита проектов продемонстрировать:

• НАЛИЧИЕ планов работ по проектированию и разработке и их соответствия требованиям п. 8.3.2;
• НАЛИЧИЕ исходных данных для проек тирования и разработки (обычно это Технические задания на проектирование/ разработку) и ПРОВЕДЕНИЕ ИХ АНАЛИЗА в соответствии с требованиями п. 8.3.3;
• доказательства ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ и ФИКСАЦИИ соответствующих действий, требуемых в п. 8.3.4, включая анализ, верификацию и валидацию;
• НАЛИЧИЕ зафиксированных результатов проектирования и разработки и их соответствие требованиям п. 8.3.5;
• ВНЕСЕНИЕ изменений в какой-то ПРОЕКТ (при их наличии) в соответствии с требованиями п. 8.3.6.

При аудите же выполнения требований пункта 8 (вторая группа требований) анализируется ИНОЕ: на примере ДЕЙСТВИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ в ходе закончивших разрабатываться или разрабатываемых во время проведения аудита проектов, аудиторам необходимо проанализировать выполнение требований:

• п. 8.5.1, в том числе НАЛИЧИЕ соответствующей документированной информации и обеспечение ДОСТУПА к ней, НАЛИЧИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ ПРИГОДНЫХ ресурсов для осуществления мониторинга и измерений в ходе САМОГО проектирования и разработки (включая специальные программные продукты), НАЛИЧИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ соответствующей ИНФРАСТРУКТУРЫ для проектирования и разработки, НАЗНАЧЕНИЕ для выполнения работ по проектированию и разработке КОМПЕТЕНТНЫХ лиц;

• п. 8.5.2, в том числе РЕАЛИЗАЦИЮ принятого в организации механизма ИДЕНТИФИКАЦИИ проектов и результатов их верификации;

• п. 8.5.3, в том числе надлежащее УПРАВЛЕНИЕ СОБСТВЕННОСТЬЮ потребителей или внешних поставщиков (при ее применении в ходе проектирования/разработки);

• п. 8.5.4, в том числе ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ результатов проектирования и разработки;

• п. 8.5.5, в том числе ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ установленной договорам деятельности после «поставки» проекта/разработки потребителю;

• п. 8.5.6, в том числе УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ в технологическом процессе проектирования и разработки (если таковые имели место в период между аудитами), и наконец,

• п. 8.6, в том числе РЕАЛИЗАЦИЮ запланированных мероприятий по верификации результатов проектирования и разработки В СООТВЕТСТВИИ С УСТАНОВЛЕННЫМИ МЕРОПРИЯТИЯМИ.

Очевидно, что как ОБЪЕКТЫ исследований, так и МЕХАНИЗМЫ подтверждения соответствия требованиям в первой и второй группе РАЗНЫЕ. По этой причине доказательства соответствия требованиям какой-то одной из этих групп никак НЕЛЬЗЯ одновременно признать в качестве доказательств соответствия требованиям другой группы. И, наконец, нельзя не признать, что НЕВЫПОЛНЕНИЕ требований п. 8 в случае их ИСКЛЮЧЕНИЯ будет НЕГАТИВНО влиять на способность или ответственность организации обеспечивать соответствие продукции и повышать степень удовлетворенности потребителей¹.

Итог: с ЭТОЙ точки зрения правы аудиторы.

Подход второй

Он базируется на введенном экспертом в публикации [2] понятии «дублирующие требования», которые бывают двух видов:

1) требования, полностью дублирующие друг друга;

2) требования, находящиеся между собой в отношениях «требование-принцип» — «требование-частность».

Примером, иллюстрирующим дублирующие требования первого вида, в ISO 9001:2015 может быть пара следующих требований².

• Высшее руководство должно… обеспечить, чтобы… была установлена политика в области качества и чтобы она была согласована с контекстоми стратегией развития организации (п. 5.1.1).

• Высшее руководство должно разработать политику в области качества, которая должна… соответствовать… контексту и поддерживать стратегию развития организации (п. 5.2.1).

Очевидно, что эти два требования, содержащиеся в РАЗНЫХ пунктах ISO 9001:2015, по СВОЕЙ СУТИ полностью ПОВТОРЯЮТ друг друга.

В качестве примера второго вида дубли рующих требований можно привести следующую пару требований.

• Высшее руководство должно обеспечить, чтобы для выполнения соответствующих функций были установлены обязанности, ответственность и полномочия (п. 5.3).

• Организация обязана рассмотреть обязанности, ответственность и полномочия лиц, участвующих в процессе проектирования и разработки (п. 8.3.2).

Из сопоставления этих требований видно, что первое из них является общим, ибо изначально распространяется на ВСЕ функции, участвующие в обеспечении деятельности СМК, и тем самым автоматически ОХВАТЫВАЕТ и деятельность по проектированию и разработке.

В отличие от второго требования, которое, имея ТУ ЖЕ направленность, относится всего лишь к одному ЧАСТНОМУ виду деятельности — ТОЛЬКО к деятельности по проектированию и разработке. Именно по этим причинам эксперт относит требование п. 5.3 в категорию «требований-принципов», а требования п. 8.3.2 — в категорию «требований-частностей».

Так вот.

Зададимся вопросом: «Произойдет ли что-либо с механизмом сбора доказательств соответствия требованиям ISO 9001:2015, если в СМК из какой-либо пары дублирующих требований организация возьмет да и исключит из применения одно из них?».

Как оказывается, ответ на этот вопрос напрямую зависит от того, КАКОЕ из двух дублирующих требований организация собирается исключить. А таких вариантов всего три:

а) исключается одно из двух требований, полностью дублирующих друг друга;

б) из пары дублирующих требований исключается из применения «требование-частность»;

в) из пары дублирующих требований исключается из применения «требование-принцип».

Эксперт утверждает, что НИЧЕГО не произойдет, если исключения происходят по формуле а) или б).

Для подтверждения этого проанализируем вначале приведенный выше пример с требованиями пп. 5.1.1 и 5.2.1, полностью дублирующими друг друга.

В этом случае, исходя просто из здравого смысла, становится очевидным, что, если организация исключит из применения какое-либо из этих двух требований, такое исключение следует признать не только возможным, а и вполне логичным, поскольку:

• во-первых, второе оставшееся требование ИСХОДНЫЙ набор требований ISO 9001:2015 никак НЕ МЕНЯЕТ, СОХРАНЯЯ его в первоначальном виде. Ибо в этом случае САМО как бы исключенное требование НА САМОМ ДЕЛЕ из ISO 9001:2005 НЕ ИСКЛЮЧАЕТСЯ. Из текста «уходит» лишь один из двух стопроцентных дублеров данного требования.

А раз так, то исключение из применения любого из двух приведенных в разных местах, но ПОЛНОСТЬЮ РАВНОЦЕННЫХ требований никак НЕ ПОВЛИЯЕТ ни на создание СМК на основе ISO 9001:2015, ни на итоговую оценку соответствия СМК его требованиям, ибо совокупный состав требований этого стандарта при таком исключении НЕ МЕНЯЕТСЯ, а

• во-вторых, даже при сохранении в области применения СМК обоих равноценных требований выполнять ПОВТОРНО однажды уже ИСПОЛНЕННОЕ одно из них, конечно же, можно, но делать это не только не рацио нально, а и просто глупо — оно ведь УЖЕ реализовано. Поэтому второе требование из применения на вполне логичной основе можно просто исключить.

Теперь рассмотрим случай б), проанализировав его на примере приведенной выше пары требований пп. 5.3 и 8.3.2.

И опять очевидно, что, обеспечивая выполнение «требования-принципа» (в данном случае — требования п. 5.3), организация АВТОМАТИЧЕСКИ будет обязана выполнить и «требование-частность», т. е. требование п. 8.3.2. А тогда данное «требование-частность» — как и в случае описанной выше пары полностью дублирующих требований — вполне обоснованно может быть исключено из применения, поскольку это опять никак НЕ МЕНЯЕТ СОВОКУПНЫЙ набор требований ISO 9001:2015, используемый как для построения СМК, так и для ее аудита.

Поэтому, как в случае а), так и в случае б) такие исключения следует признать возможными и ЛОГИЧЕСКИ обоснованными. Но не только.

Данные варианты исключений — и это необходимо отметить отдельно — в полной мере СООТВЕТСТВУЮТ указанным в п. 4.3 ISO 9001:2015 ОБОСНОВАНИЯМ для исключения какого-либо требования из применения в СМК. Основанием для этого важного вывода служит то, что само по себе невыполнение ТАКИХ исключенных из применения требований ИЗНАЧАЛЬНО никак не может повлиять на способность или ответственность организации обеспечивать соответствие продукции и повышать степень удовлетворенности потребителей (см. п. 4.3), ибо обязательность реализации исключенных требований НЕ ИСЧЕЗАЕТ, она СОХРАНЕНА оставшимися для применения либо полностью дублирующими требованиями, либо «требованиями-принципами».

А тогда как в случае а), так и в случае б) такие исключения следует признать не только логически, но и МЕТОДИЧЕСКИ обоснованными. Другое дело, что на практике подобные исключения обычно никто не заявляет, хотя могли и были бы вправе это сделать.

Нам же остался рассмотреть последний возможный вариант, в).

А вот здесь, в отличие от случаев а) и б), ОБОСНОВАННОСТЬ рассматриваемого исключения «НЕ РАБОТАЕТ»: в случае в) исключение из пары «требование-принцип» — «требование-частность» первого требования признать обоснованным НЕЛЬЗЯ.

Причина этого также очевидна: совокупный исходный набор требований ISO 9001:2015 при таком исключении будет в итоге без каких-либо оснований СУЖЕН, ибо оставшееся для применения «требование-частность» НЕ МОЖЕТ служить равноценной заменой исключенного «требования-принципа». В этом случае из набора ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ для выполнения требований ISO 9001:2015 какие-то требования будут без каких-либо оснований для этого просто исключены. А это недопустимо, так как напрямую нарушает требования п. 4.3.

Все это становится наглядным, если проанализировать потенциальные последствия рассматриваемых действий на примере приведенной выше пары дублирующих требований пп. 5.3 и 8.3.2, в случае, когда организация исключила бы из применения в СМК не «требование-частность» (п. 8.3.2) — как в случае б), — а «требование-принцип» (п. 5.3). Очевидно, что сохраненное в таком случае требование п. 8.3.2 об установлении обязанности, ответственности и полномочий лиц, участвующих ЛИШЬ в процессе проектирования и разработки, никак не смогло бы заменить исключенное требование п. 5.3 о необходимости установления обязанности, ответственности и полномочий для выполнения всех соответствующих функций.

Итог: в случаях а) и б) указанные в них исключения и логичны, и методически обоснованы, и, следовательно, ДОПУСТИМЫ, а вот в случае в) приведенное там исключение будет НЕОБОСНОВАННЫМ.

Данные рассуждения имеют к нашей коллизии прямое отношение, ибо не трудно установить, что указанные там требования п. 8.3.4 и п. 8.6 в соответствующих парах по отношению друг к другу являются ДУБЛИРУЮЩИМИ. Это наглядно демонстрирует их сопоставление, представленное в прил. 1. Нам же остается лишь определить, в какой связи эти дублирующие требования находятся между собой. И вот что выясняется.

Приложение 1

Сравнение положений п. 8.6 и п. 8.3.4 ISO 9001:2015

С одной стороны, ПРОСТО читая и сопоставляя между собой требования этих пунктов (см. прил. 1), напрашивается вывод, что в этих связках требования п. 8.6 являются «требованиями-принципами», а требования п. 8.3.4, соответственно — «требованиями-частностями».

И, в ОБЩЕМ случае, против этого трудно возражать, так как требования п. 8.6 ИЗНАЧАЛЬНО охватывают ВСЕ потенциально возможные виды деятельности по созданию продукции, которые — заметим — во многих случаях могут вообще не включать в себя проектирование и разработку, тогда как требования п. 8.3.4 относятся ТОЛЬКО к деятельности по проектированию и разработке.

А тогда, руководствуясь результатами проведенного выше анализа, мы должны сделать следующий вывод: из приведенных в прил. 1 трех пар дублирующих требований могут быть исключены из применения БЕЗ какого-либо влияния при их невыполнении «на способность или ответственность…» (см. п. 4.3) ТОЛЬКО соответствующие требования п. 8.3.4, являющиеся «требованиями-частностями». Но никак не требования п. 8.6.

Из чего, как и при описанном выше первом подходе, следует: исключение требований п. 8.6 из применения в СМК этой организации было сделано необоснованно, требования п. 4.3 в отношении этого исключения не выполнены и, соответственно, правы аудиторы, а не организация.

Вместе с тем, как представляется, не все здесь так однозначно. Ибо мы не можем не учесть, что в данной организации деятельность по проектированию и разработке является ЕДИНСТВЕННОЙ осуществляемой деятельностью, а «выпускаемой продукцией» являются утвержденные к применению результаты проектирования и разработки.

Это обстоятельство дает нам полное право в тексте п. 8.6 словосочетание «продукция и услуги» заменить на «результаты проектирования и разработки».

Но тогда вариант ФИЗИЧЕСКОГО выполнения требований п. 8.6 у этой организации остается только ОДИН: через реализацию соответствующих требований пп. 8.3.4.с, 8.3.4.e и 8.3.4.f. Другими словами, в ДАННОМ случае требования п. 8.6 и соответствующие требования п. 8.3.4 являются не просто дублирующими, а ФАКТИЧЕСКИ ПОЛНОСТЬЮ дублирующими. Это заключение подтверждает внимательное сравнение соответствующих положений в прил. 1, демонстрирующее следующее.

• Для первой пары положений (фраза из п. 8.6 — положение п. 8.3.4.с) их эквивалентность просто очевидна.

• Для второй пары положений невозможно представить, чтобы действия, которые необходимо осуществить в отношении проблем, выявленных в ходе… верификации (п. 8.3.4.е), имели бы своей целью что-то ИНОЕ, чем достижение по итогам верификации проекта положительных результатов, если на иное не будет получено согласие соответствующих уполномоченных лиц и/или органов и, насколько это возможно и целесообразно, потребителя (п. 8.6). А тогда эти положения фактически идентичны.

• Для третьей пары положений документированная информация об осуществленной деятельности по верификации проектных решений (п. 8.3.4.f) просто ОБЯЗАНА (во всяком случае, в нашей стране) включать свидетельства соответствия критериям приемки (т. е. исходным требованиям к проектированию), а также указание лиц(а), санкционировавших переход к следующим стадиям проектирования или передачу результатов проектирования потребителю (п. 8.6). И в данном случае рассматриваемые положения нельзя не признать фактически эквивалентными.

Но ведь ровно об этом и заявлено организацией, в которой считали и считают, что всетребуемые действия (по реализации требований п. 8.6. — Прим. эксперта) в полной мере реализуются в ходе выполнения требований… пп. 8.3.4.с,8.3.4.e и 8.3.4.f.

А тогда, опять руководствуясь результатами проведенного выше анализа, мы должны сделать ДРУГОЙ вывод: исключение из применения в СМК п. 8.6 в системе менеджмента качества ДАННОЙ организации является ОБОСНОВАННЫМ, ибо в этом случае исключенным оказалось одно из двух ФАКТИЧЕСКИ ЭКВИВАЛЕНТНЫХ комплектов требований.

А это является допустимым, ибо НИКАК не влияет на указанную в тексте несоответствия «способность или ответственность…». Другими словами, несоответствие в приведенной в письме формулировке следует оценить как необоснованное, а правым признать организацию, а не аудиторов.

Общий итог: из всего представленного следует, что, к сожалению, на основе данного подхода получить какой-то полностью и однозначно обоснованный ответ на заданный вопрос НЕ ПРЕДСТАВЛЯЕТСЯ ВОЗМОЖНЫМ. В ОБЩЕМ случае правы аудиторы, но в данном КОНКРЕТНОМ случае — организация.

Заключение

Как видно, в зависимости от выбранного подхода, ответ на заданный в письме вопрос будет разным: при первом подходе правы аудиторы, при втором правыми можно признать как аудиторов, так и организацию. А это означает, что окончательное решение по данному несоответствию (в случае выражения организацией официального несогласия с ним) должен принять орган по сертификации.

Необходимое дополнение

Оно появилось в результате реализации очевидного желания эксперта попытаться выявить причины как возникновения самой необычной коллизии, так и неоднозначных итогов анализа степени обоснованности несовпадающих оценок со стороны аудиторов и организации.

Представляется, что В ПРИНЦИПЕ ключевой причиной и невольным толчком к принятию организацией решения об обсуждаемом исключении послужило фактическое НАЛИЧИЕ в тексте стандарта многочисленных дублирующих требований (в том числе дублирующих друг друга фактически дословно), для чего — с точки зрения эксперта — в большинстве случаев у разработчиков стандарта не было никаких разумных оснований (см. также [2]).

При этом, как показано выше, наличие дублирующих требований МОЖЕТ служить в отдельных случаях логически и методически корректным ОСНОВАНИЕМ для исключения из применения в СМК соответствующих дублирующих требований, ибо, как оказалось, НОВАЯ категория таких исключений в отдельных случаях НЕ ПРИВОДИТ к нарушению требований п. 4.3, а, значит, ДОПУСТИМА. Другими словами, существующий текст ISO 9001:2015 не только

ПОЗВОЛЯЕТ, а и невольно ПОДТАЛКИВАЕТ (если не сказать прямее — провоцирует) делать такие исключения.

Все это вызывает необходимость задать раз работчикам стандарта резонный вопрос: «А НАСКОЛЬКО все эти дублирующие требования НУЖНЫ — как собственно в ТЕКСТЕ ISO 9001:2015, так и его ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ?»

С учетом разобранного прецедента становится очевидной не только целесообразность, а и прямая необходимость включения обсуждения обоснованности сохранения в тексте стандарта ISO 9001:2005 дублирующих требований в тематику предстоящих в ближайшем будущем дискуссий о содержании очередной готовящейся новой редакции данного международного стандарта. Это, к слову, в полной мере можно отнести и к другим стандартам ISO на системы менеджмента, в которых также присутствуют требования, дублирующие друг друга.

СНОСКИ

1. Нельзя не заметить, что, признавая КЛЮЧЕВОЕ значение требований п. 8 для реализации предназначения СМК, указанного в п. 1 ISO 9001:2015, многие органы по сертификации включают в свои правила сертификации ОБЯЗАТЕЛЬНОСТЬ проведения аудита соответствия этим требованиям во ВСЕХ плановых аудитах, включая все наблюдательные (инспекционные, надзорные и т. п.) аудиты. Другими словами, ИЗНАЧАЛЬНО признавая и делая для себя требования п. 8 НЕИСКЛЮЧАЕМЫМИ.

2. Здесь и далее цитаты из ISO 9001:2015 приводятся в авторском переводе и выделены курсивным шрифтом. Дополнительное выделение в цитатах отдельных слов полужирным шрифтом сделано автором.

ИСТОЧНИКИ

1. ISO 9001:2015. Quality management systems. Requirements.

2. Качалов В.А. Об аудите дублирующих требований стандартов // Методы менеджмента качества. 2020. № 5. С. 56—62.